Tartu Ülikooli kogemus
Tartu Ülikool suure organisatsioonina kasutab digiallkirja väga erinevate asjaajamise
protsesside puhul. Lähtuvalt uuringu eesmärgist, vaadeldi klienditeenindust
üliõpilastega seotud toimingute põhiselt. Üliõpilasi oli 1.01.2011 seisuga 18 400. Dokumendid, mida üliõpilased enim allkirjastavad on õppeteenustasude lepingud, erinevad avaldused ja esildised (st sisseastumisavaldused, VÕTA ehk Varasemate Õpingute ja Töökogemuse Arvestamise programmi taotlused), doktoriõppe lepingud jne.
Üliõpilastega tegelevad 9 teaduskonda, 4 kolledžit ja õppeosakond. Teenindamise protsess võib olla erinev sõltuvalt struktuurüksusest. Üldistatult: lepingute puhul valmistatakse dokument ette ülikooli spetsialisti poolt, vajadusel kooskõlastatakse see ülikoolisiseselt. Seejärel allkirjastab dokumendi tudeng ning lõpuks allkirjastab lepingu ülikooli esindaja. Avalduste ja esildiste puhul saadab üliõpilane dokumendi ülikooli või täidab vastava veebivormi. Järgmisena jätkub selle menetlemine sõltuvalt sisust ja valdkonnast. Digiallkirjastatud dokumendid liiguvad elektrooniliselt,
e-kirja teel.
Dokumentide omakäeliseks allkirjastamiseks kasutab TÜ enamasti kolme varianti:
- ülikooli spetsialistid saadavad lepingu üliõpilasele postiga, üliõpilane allkirjastab ja saadab tagasi
- leping saadetakse tudengile e-postiga, tudeng prindib selle välja, allkirjastab ja saadab tagasi
- üliõpilane tuleb spetsialisti juurde allkirjastama
| Ligikaudne ajakulu ühe dokumendi omakäeliseks allkirjastamiseks | 15 min |
| Keskmise dokumendi lehekülgede arv | 2 lk |
| Dokumentide eksemplaride arv | 2 tk |
| Omakäeliselt allkirjastatavate dokumentide arv kuus | 7120tk |
| Mitu protsenti lepingutest saadate postiga? | 10% |
Digiallkirja kasutuselevõtt:
TÜ dokumendihaldussüsteemis on esimesed registreeritud digiallkirjastatud dokumendid 2008. aastast. Digiallkirja kasutamine tõuseb iga aastaga jõudsalt ja on suurenenud sõltuvalt sellest, kas allkirjastajatel on valmisolek seda kasutada ning kas töö- ja asjaajamisprotsessid seda toetavad.
Tasuvuskalkulaatori põhjal oleks
kokkuhoid järgmine:
